Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung informiert über Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten innerhalb von MatScan (Web-Dashboard und Mobile-App).

1. Verantwortlicher

Verantwortlich im Sinne der DSGVO ist:

Bavaria Systems GmbH
Osterhofer Str. 16
93055 Regensburg
E-Mail: info@bavariasystems.de

2. Welche Daten wir verarbeiten

2.1 Nutzerkonto

• Benutzername
• Passwort (gehasht mit Argon2, im Klartext nicht gespeichert)
• Rolle (Manager, Lagerist) und Firmenzuordnung
• Zeitstempel des letzten Logins

2.2 Inhalte, die Nutzer erstellen

• Materialdaten (Name, Barcode, Bestand, Lieferant, Hersteller, Artikelnummer, Beschreibung)
• Bilder, die zu Materialien hochgeladen werden
• Bauvorhaben (Name, Aliase)
• Buchungen (Materialentnahme, Bestandskorrektur, Wareneingang) mit Zeitstempel und Buchendem
• QR-Codes mit Material-Verknüpfung

2.3 Technische Daten

• IP-Adresse (in Server-Logs, kurzzeitig)
• Zeitpunkt und Pfad der Anfrage
• User-Agent (Browser / App-Version)
• Session-Cookie (Web-Dashboard, mit Flag „Secure“ und „SameSite=Lax“)
• Refresh-Token im Sicheren Speicher der Mobile-App
• Fehler- und Absturzberichte (Stacktrace, Gerätemodell, Betriebssystem- und App-Version, IP-Adresse — siehe Abschnitt 4, Sentry)

2.4 Lokale Verarbeitung auf dem Gerät

Die Barcode- und Texterkennung der Mobile-App (ML Kit) läuft ausschließlich lokal auf dem Gerät. Kamerabilder dieser Funktionen verlassen das Gerät nicht und werden nicht an Dritte übertragen.

Ausnahme Spracheingabe (Diktat): Die optionale Diktierfunktion nutzt die Spracherkennung des jeweiligen Betriebssystems (Apple bzw. Google). Je nach Gerät und Einstellungen können Audiodaten dabei an die Server dieser Anbieter übertragen werden; es gelten deren Datenschutzbestimmungen. Die Nutzung ist freiwillig — Materialdaten lassen sich vollständig ohne Diktat erfassen.

Handschriftliche Ziffern-Eingabe: Korrigiert ein Nutzer eine per Hand geschriebene Menge, speichern wir die gezeichneten Linienzüge zusammen mit der korrigierten Ziffer auf unseren Servern (EU), um die lokale Ziffernerkennung zu verbessern. Diese Daten enthalten keine Kamerabilder und keine Klartext-Personenbezüge und werden nicht an Dritte weitergegeben.

3. Zwecke und Rechtsgrundlage

• Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Bereitstellung der Materialverwaltungs-Funktionen.
• Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Sicherheit (Brute-Force-Schutz, Audit-Logs), Fehleranalyse.
• Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): Aufbewahrung steuerrelevanter Buchungsdaten gemäß HGB / AO.

4. Empfänger / Auftragsverarbeiter

Wir setzen folgende Dienstleister im Rahmen einer Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO) ein:

• Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen — Server-Hosting (Coolify auf Hetzner Cloud) und Object Storage (verschlüsselte Backups).
• Brevo (Sendinblue SAS), 106 Boulevard Haussmann, 75008 Paris, Frankreich — Versand transaktionaler E-Mails (Passwort-Reset, Bestandsbenachrichtigungen).
• Functional Software GmbH (Sentry), Krausenstraße 9-10, 10117 Berlin — Fehler- und Absturzdiagnose (Stacktraces, Gerätedaten, IP-Adresse), um Programmfehler zu erkennen und zu beheben. Die Verarbeitung erfolgt in der EU-Region (de.sentry.io).
• Anthropic, PBC, 548 Market Street, San Francisco, CA 94104, USA — KI-gestützte Verarbeitung über die Claude-API in drei Funktionen: (1) Grundriss-Erkennung beim Lagerplan-Scan — vom Nutzer hochgeladene Plan-Bilder werden zur Wand-Erkennung übermittelt; (2) Veredelung von Material-Bezeichnungen bei der Material-Eingabe — die diktierte bzw. eingegebene Bezeichnung (z. B. „Schraube M16 50 mm“) wird zusammen mit dem Sprach-Kürzel (z. B. „de-DE“) zur Verbesserung des Normalisierungs-Vorschlags übermittelt; (3) Entnahmelisten-Erkennung — vom Nutzer fotografierte Entnahmelisten (Papier) werden zur Erkennung der Positionen und Mengen übermittelt. Es werden keine Nutzer-, Firmen- oder Adressdaten mitgesendet. Die Inhalte werden gemäß Auftragsverarbeitungsvertrag nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.

Hetzner, Brevo und Sentry verarbeiten Daten ausschließlich auf Servern in der EU. Bei Anthropic kann eine Verarbeitung in den USA stattfinden; sie erfolgt auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) sowie eines abgeschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrags.

Sprachdiktat (Apple/Google): Für die Diktierfunktion bei der Materialeingabe nutzt die App die Spracherkennung des Betriebssystems (iOS: Apple, Android: Google). Je nach Gerät und Systemeinstellung kann die Sprachaufnahme dabei an Server von Apple bzw. Google übertragen und dort nach deren Datenschutzbestimmungen verarbeitet werden; Apple bzw. Google handeln insoweit als eigene Verantwortliche, nicht als unsere Auftragsverarbeiter. An MatScan wird ausschließlich der erkannte Text übermittelt. Wer die Übertragung vermeiden möchte, nutzt statt des Diktats die Tastatureingabe.

5. Speicherdauer

• Nutzerkonten: bis zum Widerruf bzw. Löschung durch den Manager der Firma.
• Buchungen und Transaktionen: gemäß handels- und steuerrechtlicher Pflichten bis zu 10 Jahre.
• Server-Logs (Access- und Error-Logs): max. 30 Tage.
• Datenbank-Backups: 30 Tage rollierend.

6. Rechte der betroffenen Person

Sie haben das Recht auf:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Anfragen richten Sie bitte an die unter Punkt 1 angegebene E-Mail-Adresse.

7. Cookies

Das Web-Dashboard setzt ausschließlich technisch notwendige Cookies:

• sessionid — hält den Login-Status, Lebensdauer max. 2 Wochen.
• csrftoken — Schutz gegen Cross-Site-Request-Forgery.

Beide Cookies sind Secure und SameSite=Lax gesetzt. Es findet kein Tracking, keine Werbe-Cookies und keine Drittanbieter-Cookies statt.

8. SSL-/TLS-Verschlüsselung

Sämtliche Datenübertragung erfolgt verschlüsselt über HTTPS (TLS 1.2 / 1.3) mit HSTS-Preload. Cookies sind ausschließlich über HTTPS abrufbar.

9. Änderung dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, soweit das aufgrund rechtlicher Änderungen oder Änderungen unserer Verarbeitungstätigkeiten notwendig wird. Die jeweils aktuelle Fassung gilt für die Nutzung von MatScan.

Stand: 10.06.2026